چطور نامه‌های رسمی مناسبتی بنویسیم؟

محمد ضیافتی؛ دارچین: اگر در پیدا کردن کلمات مناسب برای بیان احساسات خود نسبت به دیگران و نوشتن آن‌ها بر روی کاغذ مشکل دارید، این مطلب به شما کمک می‌کند تا با شیوه نوشتن نامه‌ها برای تبریک‌های رسمی آشنا شوید.
منظور از پیام‌های تبریک رسمی، پیام‌های تبریکی به مناسبت سالروز ازدواج، تبریک تولد نخستین فرزند به والدین و پیام‌های دیگری است که همراه هدایا یا گل برای اشخاصی که روابط به نسبت رسمی با آن‌ها دارید، فرستاده می‌شوند.

پیام‌های تبریک
– صریح بنویسید؛ بیان احساسات، تعریف و تمجیدها را به طور مشخص و واضح بیان کنید. برای مثال به زوج‌های جوان برای انتخاب‌شان تبریک بگویید و یا در مورد همکارانتان به طور مشخص و مستقیم به پیشرفت آن‌ها در مرتبه شغلی‌شان بپردازید.
– از نصیحت کردن خوداری کنید؛ در نوشتن پیام تبریک لازم است به توانایی‌های دریافت کننده پیام بپردازید. درست به همین دلیل است که نصیحت کردن و هرگونه تذکر دادن خارج از چهارچوب ادب به شمار می‌آید.
– از نقل‌قول استفاده کنید؛ اگر دریافت‌کننده نامه را شخصا نمی‌شناسید و یا به طور مستقیم با آن‌ها ارتباط نداشته‌اید که بتوانید بر اساس تجربه شخصی خودتان از آن‌ها تمجید کنید، به تجربه دیگران در مورد موفقیت‌های آن‌ها اشاره کنید. برای مثال نقل‌قول کردن از همکاران و صحبت‌های آن‌ها درباره موفقیت‌های دریافت‌کننده پیام، یک راه صمیمانه و صادقانه برای تمجید کردن است.

پیام های تسلیت
در نوشتن پیام‌های تسلیت القای حس همدردی توام با ایجاد حس صمیمانه همدردی باعث اثر‌گذاری بیشتر پیام و در حقیقت تسکین بازماندگان می‌شود.
– از ابراز همدردی آشکار واهمه نداشته باشید؛ بیشتر افراد از ابراز احساس همدردی بصورت آشکار واهمه دارند و یا از بیان آن احساس شرم‌ساری می‌کنند. در حالیکه ابراز نکردن همدردی در یک پیام تسلیت ممکن است باعث انتقال نادرست محتوای پیام و حتی سوء تفاهم شود.
– از نام کامل شخص درگذشته در پیام استفاده کنید؛ در صورتی‌که با شخص مرحوم، رابطه صمیمانه و نزدیک دارید حتما از نام کوچک او در پیام‌تان استفاده کنید. اینکار باعث صمیمانه‌تر و تاثیر‌گذارتر شدن محتوای پیام می‌شود.
– مراقب باشید تا احساسات بازماندگان را جریحه‌دار نکنید؛ در نشان دادن جنبه‌های مثبت رخدادهای زندگی به بازماندگان شتاب نکنید. درخواست تمرکز بر روی جنبه‌های مثبت زندگی در یک پیام تسلیت خلاف ادب است ومی‌تواند باعث بی‌اهمیت به نظر رسیدن پیام تسلیت شما به بازماندگان شود. در بسیاری از موارد، همین مثبت‌گرایی نابجا باعث رنجش خاطر از یکدیگر می‌شود.
– نکته بسیار مهم در نوشتن پیام‌های تسلیت این است که از به کار بردن کلماتی مانند مرگ، روزهای آخر وکلماتی از این قبیل خودداری کنید. در صورت لزوم تنها از عباراتی مانند درگذشت و یا فقدان استفاده کنید. فلسفه فرستادن پیام تسلیت بر اساس حس همدردی ناشی از فقدان شخصی از دست رفته است و بازماندگان نیازی به یادآوری این فقدان از سوی دیگران ندارند.